Caos corporativo: 7 lecciones aprendidas en 10 años de fotografía de eventos

Como muchos fotógrafos, solíamos ser más "aprendices de todos los oficios" cuando se trataba de fotografiar profesionalmente. Filmaríamos una boda un día y un producto al día siguiente.

Muchas personas con las que hablamos siempre nos preguntan: "¿No es un poco aburrido?". Todo lo contrario. Participamos en todo tipo de eventos increíbles y vemos la tecnología años antes de que el público se entere. Nos reunimos con jefes de estado, celebridades mundialmente famosas, líderes de la industria y más.

Lo que no nos dimos cuenta cuando comenzamos en la fotografía de eventos corporativos fue cuánto tendríamos que aprender sobre logística, planificación y organización de sesiones de fotos que eran totalmente ajenas a nosotros. A lo largo de los años, nuestros clientes nos lanzaron tantas bolas curvas (como el momento en que nos reservaron para tomar fotos y grabar un video de una celebridad de la lista A en un stand de una feria comercial con los asistentes y la celebridad apareció borracha y comenzó coqueteando con todas las mujeres que trabajaban en la cabina... sí, esto realmente sucedió) que nos enseñó muchas lecciones importantes sobre cómo administrar nuestro negocio de fotografía.

Entonces, si eres nuevo en la fotografía corporativa o tal vez has estado fotografiando en este campo por un tiempo, quizás algunas de estas lecciones que hemos aprendido también puedan serte útiles.

Primero, siempre haga MUCHAS preguntas sobre el evento con su cliente, ¡y sea persistente cuando no obtenga respuestas!

Muchas veces, los eventos son organizados por equipos de personas, muchas de las cuales tienen poca experiencia en el trato con contratistas externos. Como tal, nos lanzarán las solicitudes más extrañas en el último minuto.

Una vez filmamos una conferencia de seguridad cibernética que necesitaba que todos los miembros de nuestro equipo pasaran verificaciones de antecedentes federales antes del evento. Hemos tenido clientes que nos han dicho en el último minuto la necesidad de certificaciones especiales de OSHA para nuestro equipo, requisitos únicos de cobertura de seguro, etc. Todo lo cual podría haberse manejado con mucha anticipación si hubiéramos hecho las preguntas correctas.

Ahora enviamos un cuestionario a todos nuestros clientes al momento de la reserva, haciendo una amplia variedad de preguntas sobre necesidades o requisitos especiales de nosotros. Preguntamos cómo será el entorno cuando filmemos (afuera, adentro o ambos). Preguntamos sobre el código de vestimenta (un cliente nos pidió, tres días antes de la sesión, que hiciéramos que nuestro personal vistiera trajes de etiqueta; les cobramos extra por eso).

Otras veces nos contratan personas que no tienen ninguna experiencia en cuanto a la puesta en escena o cómo las cosas afectan las fotos y el video. Una vez filmamos un evento de capacitación de tres días para unos 100 asistentes. La empresa creó software para computadoras de punto de venta en la industria de restaurantes. Su escenario consistía en una pancarta de lona de 20 pies de ancho colgada de un armazón y estaba iluminada con luces debajo. Ninguno de los oradores en el escenario estaba iluminado tampoco, por lo que todos estaban retroiluminados con luz azul en una pancarta reflectante.

Nuestro fotógrafo pudo usar un flash en esta circunstancia (algo que preferimos no hacer para presentaciones a menos que sea absolutamente necesario) pero también estábamos filmando este evento desde el fondo de la sala. Todos en el escenario en este caso se veían terribles y se lo señalamos al cliente. Nadie había pensado nunca en obtener algún tipo de iluminación teatral para el escenario cuando planearon el evento porque pensaron que la pancarta y las luces "se verían lindas". Cuando hablaron con el lugar sobre esto, el costo de traer las luces durante los tres días fue de cerca de $7,000, lo cual estaba muy por encima del presupuesto del evento. Entonces, como resultado, obtuvieron videos de mala calidad.

Esta no fue la primera vez que nos encontramos con este tipo exacto de escenario, donde las pequeñas presentaciones corporativas nunca tienen suficiente iluminación en el escenario. Entonces, decidimos hacer algo al respecto e invertir en algunos árboles de iluminación de alta resistencia, algunas luces LED PAR y un estuche de carretera para todo lo anterior. Ahora, cuando un cliente nos dice que nunca pensó en cómo iba a iluminar el escenario, podemos ofrecerle nuestro kit para ello y solo cobrarle 1/3 de lo que le cobraría el hotel o el salón de convenciones. Esto da como resultado no solo un evento más atractivo para ellos, sino también MUCHO mejores fotos y videos que podemos entregar, lo que ayuda con las reservas repetidas y un cliente mucho más feliz. El juego de luces original que compramos se pagó solo en dos reservas, y desde entonces hemos mejorado la iluminación de nuestro escenario dos veces.

Una vez nos contrataron para fotografiar la ceremonia de premiación de una importante compañía de cigarros. Fue un evento de gala para sus mejores vendedores y nos dijeron que sería un cóctel de recepción y un banquete/cena de premiación inmediatamente después. Parecía sencillo y nada que no hubiéramos filmado docenas de veces. Éramos tres filmando el evento. Tenía un fotógrafo asignado para fotografiar a todos los invitados que entraban en un telón de fondo de paso y repetición mientras dos de nosotros estábamos adentro tomando fotos del cóctel de recepción. Una vez que eso terminara, los tres estaríamos filmando la ceremonia de entrega de premios. El evento se llevó a cabo en un hotel de lujo en el Strip de Las Vegas.

Lo que sucedió después de nuestra llegada fue algo que nunca podría haber predicho, pero probablemente debería haberlo hecho.

Dado que este evento se llevó a cabo en un salón de baile en un hotel elegante, nunca hubiera imaginado que se permitiría fumar cigarros, y no una pequeña calada aquí y allá, todos fumaban como una chimenea. Una vez que nos preparamos y entramos en el salón de baile más pequeño, donde se estaba realizando el cóctel, notamos que empujaban enormes humidificadores de cigarros llenos de cientos de cigarros cada uno... todo gratis para sus invitados.

Los hombres con esmoquin y las mujeres con vestidos de noche estaban agarrando puñados de cigarros, y los fumaron durante toda la noche. No pasó mucho tiempo antes de que el salón de baile se llenara con tanto humo que no podíamos ver de un lado a otro. El humo del interior nos quemaba los ojos y nos causaba tantos problemas respiratorios que todos teníamos que tomar descansos y salir a tomar aire fresco cada 10 minutos.

Luego se anuncia que se servirá una cena junto con música en vivo para todos en un salón de baile mucho más grande y que los premios comenzarán pronto. Entramos en la habitación mucho más grande y pensamos que sería mucho mejor ahora... no lo fue. Había algo realmente extraño en ver a una mujer con un costoso vestido de noche fumando un cigarro mientras cortaba su cena de filet mignon y langosta. No pasó mucho tiempo para que esta habitación pareciera la neblina de smog de una gran ciudad metropolitana. Cuando todo estuvo dicho y hecho, todos estábamos enfermos durante días. Los lentes de nuestras cámaras tenían hollín por todas partes y le cobramos al cliente por la limpieza y el servicio completos de la cámara.

Me pregunto si la persona que nos reservó intencionalmente nunca nos contó sobre el humo, pero al mismo tiempo, debería haber pensado en preguntar también. Nuestra lección aquí es que siempre les pedimos a nuestros clientes que describan cómo serán los eventos, para que sepamos cómo prepararnos adecuadamente para ellos. En este caso, tal vez las máscaras antigás o los trajes para materiales peligrosos probablemente hubieran sido una buena idea. También habría rechazado este trabajo si hubiera sabido que estaríamos expuestos a tanto humo de segunda mano esa noche.

Cuando se trata de filmar eventos corporativos, no puedo dejar de enfatizar lo importante que es revisar todo con su cliente una y otra vez antes de la filmación. Cuando las empresas planean grandes eventos corporativos, pueden involucrar a docenas o incluso cientos de personas de diferentes departamentos y comités. En las semanas y meses de planificación del evento, esos miembros del equipo pueden reunirse varias veces en diferentes reuniones para definir los horarios, las asignaciones del personal, la lista de oradores, las opciones de menú para las comidas, las bebidas personalizadas que tendrán en su fiesta privada, etc. Entonces, cuando obtenga un resumen del evento dentro de dos meses, es probable que las cosas cambien drásticamente para cuando el evento llegue y lo más probable es que no obtenga la lista actualizada de todos los cambios.

Hace algunos años, nos contrataron para filmar una gran conferencia de comercio electrónico de tres días y medio. Era el primer evento que organizaba esta empresa, por lo que querían mucha cobertura de todo. Además de querer que se tomaran fotos de todas sus presentaciones principales en el escenario principal, querían que se fotografiaran cada una de las casi 100 sesiones de trabajo, además de fotos de la sala verde para sus oradores famosos, fotos de todas las experiencias de marca que brindaban desde las estaciones de espresso. a clases de yoga temprano en la mañana, y algo más.

Querían varios fotógrafos para fotografiar su fiesta corporativa, cobertura de toda la configuración del evento y, para colmo, cobertura de video de todo esto para convertirlo en un video destacado. fue mucho Además de esto, tenían una pequeña área de exposición y nos dijeron que querían fotografías de cada stand individual para poder usar esto para conseguir más vendedores en futuros eventos.

Cuando nos contrataron para esto, seis meses antes, tuvimos esta conversación:

"¿Alrededor de cuántos proveedores espera en la Expo?" preguntamos. "Alrededor de una docena. Tal vez 15 o así" nos dijeron. "Queremos asegurarnos de que cada stand esté bien fotografiado, así que tenga esto en cuenta", repitieron. Ningún problema. Para uno de los días, asignamos a un fotógrafo dedicado a fotografiar durante unas horas su área de exposición.

Avance rápido hasta el día antes de que comenzara la conferencia, estábamos caminando por el piso con su personal, revisando los detalles de última hora cuando entramos al salón de la exposición, ya que aún se estaba construyendo. "Hay mucho más de doce expositores aquí", dije, con la mandíbula en el suelo. "Oh, sí, ahora tenemos alrededor de 175. Supongo que olvidamos decírtelo. Y sí, asegúrate de fotografiar todos los puestos. ¡Eso es muy importante!" ahora se nos dice.

Ahora pasó de tener un fotógrafo para fotografiar cabinas durante una hora o dos a necesitar un fotógrafo dedicado para fotografiar diez veces más de lo que esperábamos durante varios días. Tuvimos que pasar horas rehaciendo el cronograma para acomodar esto, trayendo más personal para ayudar en el último minuto. Por supuesto, al cliente no le importa nada de esto, pero todavía depende de usted hacer que suceda y hacerlo feliz, así que ahora sabemos que en grandes eventos como este, ¡siempre hay gente en espera!

Una vez estábamos filmando un gran evento en el Caesars Palace aquí en Las Vegas, cuyo centro de convenciones tiene aproximadamente 300,000 pies cuadrados y abarca varios pisos. Dos días antes del evento obtuvimos nuestra lista final de tomas de oradores y eventos que debían fotografiarse durante el día. Llegamos temprano, nos preparamos y comenzamos a filmar exactamente de acuerdo con el plan.

Nos dijeron repetidamente que una de las cosas más importantes para obtener fotos de ese día era una conferencia de prensa al mediodía para un producto importante que estaban lanzando. Lo teníamos en nuestra lista de tomas, recordatorios en nuestros teléfonos, etc. Todos estábamos listos para comenzar. 30 minutos antes de que comenzara la conferencia de prensa, caminamos hacia el salón de baile designado en nuestra lista de tomas y cuando entramos, la sala estaba completamente vacía. Sin mesas, sin sillas, sin escenario… nada.

Salí de la habitación, confirmé el nombre de la habitación con nuestra lista de tomas y todo coincidía. Llamé a nuestro contacto en el sitio para la compañía, y ella no contestaba su teléfono. Le envío mensajes de texto y la llamo una y otra vez sin obtener respuesta. Estamos caminando por el área para ver si la conferencia de prensa se trasladó a un salón de baile adyacente y todo a nuestro alrededor estaba vacío.

Cinco minutos antes de que comenzara la conferencia de prensa, recibo la llamada. "¡¿Dónde están chicos?! ¡La conferencia de prensa está a punto de comenzar!" dice nuestro cliente. "Estamos parados afuera del salón de baile en este momento y no hay nadie aquí", dije. Ella responde: "Oh, creo que olvidé decírtelo, anoche trasladamos la conferencia de prensa a otra habitación al otro lado del centro de convenciones y dos pisos más abajo. ¿Cuál es tu ETA?". Entonces, con cámaras alrededor de nuestros cuellos y cajas de equipo Pelican a cuestas, cruzamos un centro de convenciones gigante para asistir a una conferencia de prensa... que de todos modos comenzó con 30 minutos de retraso.

La lección aquí es, sin importar lo que el cliente le dé, revise y consulte con ellos todas las mañanas de un evento, o incluso varias veces al día durante largos días para verificar que todo esté donde se supone que debe estar y que suceda cuando se supone que debe estar. suceder. El movimiento de eventos o el cambio de horario es una ocurrencia muy común en este tipo de tomas, por lo que es crucial tener al menos uno o dos contactos en el sitio a los que puedas contactar regularmente en caso de que las cosas salgan mal.

Si planea sumergirse de lleno en la filmación de grandes eventos corporativos, asegúrese de tener una gran lista de contactos y esté preparado para ser ingenioso si planea tener éxito en este negocio. Tenemos una política que no importa lo que nos pidan, la respuesta siempre es "¡SÍ!" y podemos averiguar los detalles más tarde.

Uno de nuestros clientes más grandes nos pide que filmemos varios eventos importantes todos los años para ellos, que culminan en su conferencia anual a la que vuelan más de 5000 empleados a Las Vegas para asistir. Sin embargo, uno de sus eventos de capacitación más pequeños tenía solo unos pocos cientos de personas y nos pidieron que les brindáramos fotos y videos de algunas de las sesiones principales para distribuirlas al resto de la compañía que no pudo asistir. No fue un rodaje nada complejo, es decir, hasta el segundo día.

"Queremos hacer una foto grupal mañana con todos aquí. ¿Cómo podemos hacer eso?" el cliente nos pidió. "Esto no es tan simple como reunir a todos en una habitación y dispararles en una escalera", explicamos, pero insistieron en que realmente querían que esto sucediera.

El evento se llevó a cabo en el complejo Park MGM, justo al lado de Toshiba Plaza y T-Mobile Arena, donde juega el equipo de la NHL Vegas Golden Knights. El patio entre las dos propiedades es muy grande y puede acomodar fácilmente a tantas personas. También hay un estacionamiento adyacente donde pensamos que podríamos ubicar a un fotógrafo para tomar la foto grupal. Entonces, en un descanso para almorzar, fuimos a evaluar las cosas y descubrimos que en el único momento del día en que podíamos tomar esta foto, el sol se movería por el patio y una sombra cubriría la mitad del grupo mientras que la otra la mitad estaría expuesta a la luz solar directa, por lo que esto no funcionaría.

Nuestra única otra opción era mover al grupo a otro lugar en el patio y subir a algún lugar alto para tomar la foto y el hotel no fue muy cooperativo al respecto. Entonces, llamé a mi amigo Joe, quien era el gerente general de una gran empresa de logística y camiones, ¿qué tan difícil sería entregar un elevador de tijera allí en 24 horas? "¡Ningún problema!" él dijo. ¡Incluso tendría a alguien disponible para conducirlo por nosotros! 23 horas más tarde, teníamos nuestro elevador de tijera, el personal del cliente hizo que todos se pusieran una camiseta de la conferencia, discutieron con todos en el patio y obtuvimos nuestra foto.

La lección aquí es guardar tarjetas de presentación para cualquier persona que pueda ayudarlo con cualquier cosa, y mantener su información organizada y en su teléfono. Nunca se sabe cuándo podría necesitar a alguien que le hornee 1000 pastelitos en un día u organice una carrera de sacos de la empresa como parte de una actividad de trabajo en equipo en menos de una semana o que le consiga un elevador de tijera al Toshiba Plaza para una foto grupal de cientos de personas.

Sin embargo, a veces no tienes el lujo de poder simplemente llamar a alguien. Debe poder usar algo de trabajo preliminar para solucionar un problema. Una vez nos contrataron para fotografiar a un vendedor en una convención de bibliotecas (sí, existen). El tema de la exposición de ese año fue "Transformar su biblioteca", por lo que uno de los principales patrocinadores del evento, una empresa de software, nos contrató para tomar fotografías con los asistentes y un artista callejero "Transformer" para atraer a la gente a su stand. Así que tomábamos una foto del asistente con el Transformer, transmitíamos de forma inalámbrica las fotos a una galería de fotos en línea y luego les dábamos una tarjeta a los asistentes indicándoles dónde podían descargar su foto gratis después de escanear su credencial. Fue una promoción muy divertida y sabíamos que todos la disfrutarían.

Mientras estábamos en las etapas de planificación, nuestro cliente nos preguntó: "Entonces, ¿dónde podemos conseguir que una persona sea nuestro Transformador? La mayoría de las agencias de talentos en Las Vegas no estaban siendo muy cooperativas". "Oh, estoy seguro de que podemos encargarnos de eso por ti", dijimos, y llegamos a un precio que acordaron. ¡Ahora solo necesitábamos encontrar un transformador! Tuvimos más de un mes para planificar esto, así que hicimos algunos castings en las redes sociales y obtuvimos muchas respuestas (algunas mejores que otras). Una de las personas que respondió tenía un disfraz muy atractivo, se sentía cómoda con el pago que le ofrecimos y accedió a hacer el trabajo.

Unos días antes del evento, llamé a nuestro artista para confirmar todo y recibí malas noticias: "Oh, sí, sobre eso, vendí mi disfraz y me mudé a California. ¡Lo siento!". y colgó. Ahora estamos a menos de una semana de distancia y no tenemos ningún transformador. entonces, ¿qué hicimos? ¡Salimos a las calles de Las Vegas para encontrar uno!

Si no ha estado en Las Vegas por un tiempo, el centro de la ciudad y Las Vegas Blvd. ("The Strip") tiene docenas y docenas de artistas callejeros pidiendo propinas. Verás músicos, contorsionistas, magos y todo tipo de artistas únicos. También verá MUCHAS personas con una amplia variedad de disfraces diferentes que buscan tomarse una foto con usted a cambio de una gratificación en efectivo. Pasar algunas horas caminando y hablando con todos los "Transformers" que pude encontrar fue un poco desafiante, ya que muchos de los artistas callejeros no hablaban inglés, pero logré encontrar uno que estuviera disponible para trabajar en el concierto corporativo que se avecinaba. . Entonces, al final, todo salió bien, pero ciertamente fue una semana muy estresante con la esperanza de encontrar a alguien y que apareciera.

Nuestro Transformador llegó a tiempo y fue increíble. Todos en la convención lo amaban, y después recibimos elogios de nuestro cliente por lo bien que salió todo, sin saber la locura de lo que sucedió en los días previos al evento. No fue hasta más tarde que les contamos lo que pasó, y todos nos reímos mucho. Fue un momento estresante, pero logramos que todo saliera bien.

Cada género de fotografía tiene su nivel de locura detrás, y nunca pensamos que fotografiar eventos corporativos nos mantendría alerta tanto como lo hace. Sin embargo, si hay algo que hemos aprendido sobre todo esto es que ser un fotógrafo de eventos corporativos es mucho más que simplemente tomar fotografías de recepciones de cócteles. Tienes que aprender a mantener la calma bajo presión, conectar muy bien con la gente, mantenerte muy organizado, ser bueno en la gestión de equipos de creativos y hacer que tus clientes estén más felices al mismo tiempo. Sin embargo, una cosa es segura: ¡trabajar en este entorno conduce a algunas historias interesantes!

Sobre el Autor : Adam Sternberg ha sido fotógrafo y videógrafo profesional en Las Vegas durante más de 25 años. Es copropietario de CorporatePhotographers.com, una de las mayores empresas de fotografía y vídeo corporativo de la ciudad.